IX. PROCESAMIENTO AUTOMATIZADO

 

Estructura Organizativa del Grupo de Procesamiento en las provincias

Esquema de Procesamiento en los territorios

Flujo tecnológico

 

Por primera vez en Cuba el procesamiento automatizado se realizó de forma simultánea y descentralizada en los Departamentos Provinciales del Censo (se consideró el municipio especial Isla de la Juventud como una provincia), con un riguroso cumplimiento del cronograma y los procedimientos establecidos nacionalmente.

Se utilizó un Sistema Central Automatizado que incluía el control estricto del progreso de las etapas censales, la calidad de la información, así como de las medidas de seguridad informática y de respaldo de información. Este sistema fue diseñado, organizado y monitoreado de modo permanente por parte de la Dirección Nacional del Censo.

El alcance del procesamiento automatizado en cuanto a los servicios censales que debía brindar, se refirió a los aspectos siguientes:

Ø      Control automatizado del progreso de las etapas censales.

Ø      Cifras preliminares de población y viviendas.

Ø      Cifras definitivas de población y viviendas.

Ø      Muestras de cobertura y calidad.

Ø      Realización de seminarios y cursos de formación a digitalizadores, jefes de turnos y jefes de procesamiento en las provincias.

Ø      Otros productos y servicios censales especiales.

El procesamiento automatizado fue probado previamente hasta las etapas de carga y validación en el ensayo censal realizado un año antes en el municipio Candelaria, en la provincia Pinar del Río.

El análisis de sistemas para el procesamiento automatizado del Censo incluyó diferentes subsistemas a procesar en todas las etapas censales (antes, durante y posterior al levantamiento censal). Para ello se crearon los programas computacionales y su documentación (Manuales ProCen), así como seminarios a las provincias, mediante los cuales se explicaba este sistema, lo que posibilitó que todas las operaciones en los territorios se realizaran de forma homogénea.

Un total de 200 microcomputadoras Pentium IV con sus módulos completos, suficientes disquetes, CD ROM y CDRW regrabables, entre otros medios, posibilitó el procesamiento de la información. De ese total de equipos, 180 se distribuyeron a las provincias en dependencia de la cantidad de habitantes de cada una, para la digitación, validación y control de la información y el resto se ubicó en el área de procesamiento de la Dirección Nacional del Censo.

En cada una de las 14 provincias y el municipio especial se creó un centro de cálculo de forma independiente, interconectados por una red en forma de estrella. Esta manera cerrada de trabajar impidió todo acceso desde el exterior, con lo cual se evitaba la fuga de información y el riesgo de entrada de algún virus. La información que se enviaba a la nación llegaba cifrada en un CD, con el cual se realizaba el proceso de validación automática, y la posterior edición de resultados.

El personal de grabación, cerca de 300 personas en todo el país, digitó aproximadamente 100 mil registros diarios en dos turnos de trabajo, que fue la norma prevista. Este personal –mayoritariamente integrado por mujeres que laboraron en turnos de seis horas, con recesos de diez minutos cada hora para el descanso– fue seleccionado mediante Test de aptitud y su capacitación duró tres meses.

 

El área de procesamiento creada en la Dirección Nacional del Censo para el análisis, diseño y programación de todos los subsistemas del Sistema para el Procesamiento del Censo, contó con un total de 11 personas, entre especialistas en Análisis de Sistema y programadores, quienes realizaron seminarios de capacitación, visitas de supervisión a provincias y se encargaron del procesamiento nacional de la información.

 

La creación de una base de datos a partir de un registro previo a nivel de segmentos (carpetas), llamada ContProc –surgida del procesamiento del soporte Control de la distritación –segmentación antes del procesamiento de los cuestionarios censales–, posibilitó disponer de una herramienta eficaz para el control de las operaciones de carga, verificación, validación y envío de la información a la Nación por parte de los territorios. Este subsistema de control posibilitó el pago «a destajo» de las digitadoras de acuerdo a la productividad y calidad del trabajo realizado, así como un control diario de cómo se iba desarrollando el trabajo sobre la base del cronograma previsto.

 

 

Estructura Organizativa del Grupo de Procesamiento en las provincias

 

La estructura censal en las provincias contempló la creación de un grupo para el procesamiento de los cuestionarios censales con tres áreas relacionadas entre sí y que cumplieron con todos los requerimientos en cuanto a funciones y deberes del personal que laboró en ellas. Para la ubicación de estas áreas se realizó un estudio sobre la base de las características de cada uno de los locales disponibles.

El procesamiento del Censo de Población y Viviendas en los territorios exigió una rigurosa disciplina tecnológica en la captación, flujo y control de calidad de los datos introducidos, pues de ella dependía la obtención de resultados veraces y oportunos.

Este sistema contribuyó a una adecuada organización y control de la calidad de los procesos de grabación, verificación, validación y entrega de datos. También garantizó la automatización de todo el procesamiento en cada territorio, desde la recepción de los cuestionarios en carpetas, hasta el envío de los datos a la Oficina Nacional de Estadísticas, como se muestra en el siguiente esquema general:

 

 Esquema de Procesamiento en los Territorios

Entre las principales bondades de este sistema se pueden citar:

 

Ø      Facilidades de uso: Para la comunicación entre el equipo del responsable de turno (Master) y el resto de los equipos, bastaba con indicar la identificación del equipo y la carpeta, y el sistema se encargaba de decidir las operaciones que debían realizarse. Los botones de acción siempre estaban visibles.

Ø      Confiabilidad: Existía un único local de procesamiento debidamente protegido y climatizado. Se empleó una red local donde no existía comunicación externa, ni uso de disquetes, lo cual eliminaba toda posibilidad de entrada de virus informático. El uso de CD con los datos encriptados era el único medio de comunicación con el exterior.

Ø      Integridad: El mecanismo de encriptación utilizado garantizó que la información no fuera alterada.

Ø      Disponibilidad: Con la existencia de un equipo Salvaguarda (espejo), se registró de forma duplicada y simultánea, la información necesaria contenida en los equipos Master y Validación.

Este mecanismo permitió el restablecimiento de los equipos Master y Validación e incluso el del equipo Salvaguarda (espejo). En caso de incidentes con el equipo Master o con la red, los equipos de las digitadoras continuaban funcionando de forma independiente.

Ø      Adaptabilidad: Por su concepción y diseño pudo ser adaptado y personalizado para otros trabajos similares.

Ø      Flexibilidad: Permitía un conjunto de operaciones para ser realizadas de forma excepcional. Por ejemplo, si la entrada de datos de una carpeta no había sido terminada, la misma quedaba pendiente para concluir en otro momento.

Ø      Velocidad del flujo de la información: El uso de múltiples buzones para la relación entre el responsable de turno (Master) y las operadoras, hacía más efectiva y rápida su intercomunicación.

Se validaban automáticamente todas las carpetas que habían sido depositadas por el equipo Master en el equipo de Validación. El sistema decidía, a partir de parámetros predefinidos, si la carpeta ya validada era rechazada o aceptada.

Las carpetas rechazadas y sus causas podían ser visualizadas desde otros equipos mediante la red, lo que permitía el análisis simultáneo de varias carpetas.

Cuando todas las carpetas de un área habían sido completamente aceptadas, se fusionaban y comprimían en un archivo.

Ø      Emisión de reportes de control: Se emitían informes sobre el estado del procesamiento, eliminando los controles manuales. Al final de cada jornada de trabajo, se imprimían los resultados de la labor realizada por cada una de las digitadoras, así como los errores imputables a la operadora encargada de la grabación.

 

Las características del sistema aumentaron la velocidad y eficiencia del flujo tecnológico, cuyo esquema se muestra a continuación:

Objetivos generales del sistema:

1.      Concebir y diseñar un sistema, de forma que su explotación fuera sencilla y práctica.

2.      Habilitar herramientas capaces de hacer ágiles y eficientes los procesos de digitación y validación.

3.      Garantizar la salvaguarda permanente y constante de toda la información necesaria, así como el restablecimiento automático de cualquier equipo que perdiera su capacidad de funcionamiento.

4.      Posibilitar su uso en procesos similares.

5.      Automatizar en cada uno de los territorios el procesamiento, desde la recepción de carpetas revisadas y codificadas hasta la entrega de los datos a la Nación.

6.      Mantener la confiabilidad de los datos, garantizando a través del sistema todas las operaciones de modificación y movimiento.

7.      Eliminar la posibilidad de entrada de virus informáticos. La sala de procesamiento y su red local estuvo aislada del exterior y su única salida fue a través de un CD previamente encriptado, para ser enviado a Nación desde un equipo externo a la sala de procesamiento.

8.      Emitir informes detallados y resumidos sobre la marcha del procesamiento.

9.      Emitir reporte diario de la producción y calidad de cada digitadora, como base para el pago.

Esta organización y control del procesamiento automatizado hizo posible sobrecumplir el cronograma previsto en todas sus etapas. A menos de diez meses de concluido el levantamiento censal, en julio de 2003, se dispuso de las cifras definitivas previstas en el Plan de tabulación, con los cortes territoriales previstos. También durante este período se brindó información de indicadores seleccionados sobre la base de solicitudes específicas del Estado y Gobierno a nivel central.

Con respecto a la estructura territorial secundaria (Plan Turquino, circunscripción, asentamiento y manzana), dada su complejidad, obligó a realizar un esfuerzo adicional en el arreglo de la base de datos definitiva de viviendas.